Wer nach KI für Steuerberater sucht, liest über Belegverarbeitung, Recherche und Assistenten in der Kanzleisoftware. Die Fragen, die auf deiner Website ankommen, beantwortet keines dieser Werkzeuge: ob du noch neue Mandate annimmst, was die laufende Buchhaltung kostet, was jemand zum Erstgespräch mitbringen soll. Ein KI-Agent beantwortet sie aus deinen eigenen Seiten, auch wenn du gerade im Jahresabschlussgespräch sitzt. Er nennt die Unterlagen fürs Erstgespräch, ohne eine davon im Chat anzunehmen, und eine steuerliche Einschätzung gibt er nicht, wenn du ihm das per Verhalten untersagst.
Was ist die beste KI für Steuerberater?
Die eine beste KI für Steuerberater gibt es nicht, weil zwei Aufgaben dahinterstecken: die Arbeit in der Kanzlei, etwa Belege vorkontieren, Texte zusammenfassen und recherchieren, und die Fragen davor, auf deiner Website, bevor jemand anruft. Für die erste gibt es Assistenten in deiner Kanzleisoftware, für die zweite einen KI-Agenten.
Ein KI-Agent für Steuerberater ist ein Assistent auf der Kanzlei-Website, der Fragen zu Leistungen, Ablauf und veröffentlichten Honoraren aus den eigenen Inhalten der Kanzlei beantwortet, Anfragen an das Team weitergibt und keine steuerliche Beratung leisten soll.
Ultimo Bots ist ein KI-Agent, der aus deiner Website lernt, Besucherfragen beantwortet, an dein Team übergibt, wenn jemand online ist, und mit Skills arbeitet, die du in einfachen Worten mit Mo baust.
Ein Beispiel für die Kanzlei-Seite: DATEV beschreibt seinen DATEV Copilot als Assistenzsystem, das Texte erstellt und zusammenfasst, Dokumente auswertet und bei der Recherche hilft (DATEV Copilot, geöffnet am 29. Oktober 2026). KI in der Steuerberatung heißt also meist beides, und wer eine KI für die Steuerkanzlei auswählt, fragt zuerst: Wer schreibt, und mit welchen Daten?
KI-AgentEine Fotografin fragt, die Steuerberaterin sitzt im Jahresgespräch
Die Steuerkanzlei Lindner ist ein erfundenes Beispiel: Steuerberaterin Anke Lindner in Münster und zwei Steuerfachangestellte, darunter Mehmet Aydın. Auf der Website stehen die Leistungen für Freiberufler, eine Monatspauschale für die laufende Buchhaltung ab 95 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und der Satz „Wir nehmen neue Mandate an.“ Dienstag, 10:40 Uhr: Anke sitzt mit einem Mandanten über dem Jahresabschluss. Carla Berger, seit Juli selbstständige Fotografin, schreibt im Chat: „Nehmt ihr noch neue Mandanten? Ich bräuchte jemanden für die Buchhaltung.“
Der Agent antwortet aus der Leistungsseite: „Ich bin der KI-Assistent der Steuerkanzlei Lindner. Ja, wir nehmen neue Mandate an, auch von Freiberuflern. Die laufende Buchhaltung kostet bei uns ab 95 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Das genaue Honorar vereinbart Frau Lindner mit Ihnen im Erstgespräch.“
Dann fragt Carla, was sie zum Erstgespräch mitbringen soll. Jetzt arbeitet ein Skill: Der Agent fragt, ob es um die Gründung geht, holt die aktuelle Checkliste für Gründer aus dem Kanzleisystem und nennt die Punkte, etwa das Schreiben des Finanzamts mit der neuen Steuernummer, Rechnungen und Belege seit Juli und die Auszüge des Geschäftskontos. Dazu sagt er: „Bitte schicken Sie nichts davon hier im Chat. Bringen Sie die Unterlagen zum Erstgespräch mit.“
liest nur- Schreiben mit Steuernummer
- Rechnungen und Belege seit Juli
- Auszüge Geschäftskonto
Carlas dritte Frage lautet: „Bin ich als Fotografin eigentlich Kleinunternehmerin?“ Der Agent sagt, dass er das nicht beurteilen kann, weil es von ihren Umsätzen abhängt, die nicht in den Chat gehören, und bietet an, sie mit dem Kanzleiteam zu verbinden. Das geht, weil Mehmet sich im Portal unter Live-Chat auf „Online“ gesetzt hat; nur dann zeigt das Widget den Button für eine Person. Anke hat ihn im Feld „Button-Text“ in „Mit dem Kanzleiteam sprechen“ umbenannt. Carla sagt ja, Mehmet klickt auf „Beitreten“, liest den Verlauf und schlägt einen Termin vor. Solange er im Chat ist, antwortet die KI nicht. Mehr auf der Seite zum Live-Chat.
Ist niemand online, ist der Button ausgeblendet. Dann bietet der Agent einmal an, die Anfrage weiterzugeben, fragt erst nach dem Ja nach Name und E-Mail und fasst das Anliegen in einem Satz zusammen. Die Anfrage liegt mit dem ganzen Gespräch unter Leads, und Anke bekommt standardmäßig eine Mitteilung im Portal und per E-Mail.
Die Unterlagen-Checkliste aus deinem Kanzleisystem: ein Skill mit Mo
Die Checkliste im Beispiel kommt aus dem System, in dem Mehmet sie ohnehin pflegt: eine Liste je Leistung. Ändert sich zum neuen Jahr eine Unterlage, ändert er sie an einer Stelle, und der Agent nennt beim nächsten Abruf die neue Fassung. Den Skill dafür baust du im AI Studio mit Mo, ohne Formular und ohne Code. Anke schreibt ihm:
Fragt jemand, was er zum Erstgespräch mitbringen soll, frag zuerst, um welche Leistung es geht: Gründung, Einkommensteuererklärung, laufende Buchhaltung oder Lohnabrechnung. Hol dann die aktuelle Checkliste für diese Leistung aus unserem Kanzleisystem und nenn die Punkte. Sag dazu, dass niemand Unterlagen, Zahlen oder seine Steuer-ID in den Chat schreiben soll; die Unterlagen kommen zum Erstgespräch. Frag nie, welche Unterlagen jemand schon hat. Die API-Dokumentation findest du hier: <Link zur API-Dokumentation>Mo liest die API-Dokumentation, fragt deinen API-Schlüssel in einem sicheren Feld ab und baut daraus einen Skill mit einem einzigen Aufruf: Checkliste lesen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, und die KI bekommt ihn nie zu sehen. Mo testet den Aufruf mit einer echten Abfrage und spielt danach ein kurzes Testgespräch durch. Weil der Skill nur liest, legt keiner dieser Tests etwas in deinem System an. Die Arbeit mit Mo zahlst du aus denselben AI-Credits wie die Antworten: Eine kurze Frage kostet ein paar Credits, einen Skill zu bauen mehr.
Wann das geht: Das System braucht eine öffentliche HTTPS-Schnittstelle (API), die mit API-Schlüssel oder Zugriffstoken arbeitet, und es muss innerhalb von 20 Sekunden antworten. Ein Programm, das nur im Netz deiner Kanzlei läuft, oder eine Schnittstelle, die nur über eine Anmeldung beim Anbieter (OAuth) erreichbar ist, lässt sich so nicht anbinden. Und weil ein Skill auf deiner eigenen API nicht prüfen kann, wer gerade schreibt, holt er nur allgemeine Listen, nie Unterlagen, Fristen oder Daten eines Mandanten. Ohne Schnittstelle lädst du die Checklisten als PDF in die Wissensdatenbank und tauschst sie bei einer Änderung aus.
Ein neuer Skill zählt gegen das Kontingent deines Tarifs: Smart 3, Boost 10, Ultimo 30; der eingebaute Lead-Skill zählt nicht mit. Neben eigenen Skills gibt es fertige für Calendly, Cal.com, HubSpot, Mailchimp, Stripe und Wix. Mehr auf der Seite zum AI Studio.
Was kostet die Steuererklärung beim Steuerberater, und was sagt der Agent dazu?
Der Agent beantwortet die Honorarfrage so weit, wie deine Seiten es tun: Steht dort eine Pauschale, nennt er sie. Für die Einkommensteuererklärung gilt ohne Vereinbarung die Steuerberatervergütungsverordnung. Nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV beträgt die Gebühr für die Einkommensteuererklärung ohne Ermittlung der einzelnen Einkünfte 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle A, und der Gegenstandswert ist die Summe der positiven Einkünfte, mindestens 8.000 Euro (§ 24 StBVV). Eine Vereinbarung über die Vergütung braucht Textform (§ 4 StBVV; Stand 29. Oktober 2026, praktische Hinweise, keine Rechtsberatung).
Für ein konkretes Honorar müsste der Agent also nach den Einkünften fragen, und genau das soll er nicht. Er nennt deine veröffentlichten Pauschalen und, wenn deine Website es erklärt, wie sich das Honorar berechnet; den Betrag legst du im Erstgespräch fest. Das hältst du in einem Verhalten fest. Im AI Studio öffnest du im Bereich „Dein Agent“ den Tab „Verhalten“, klickst auf „Verhalten hinzufügen“ und trägst in das Feld „Beschreibe, wie dein Bot sich verhalten soll“ zum Beispiel diesen Text ein:
Mit „Hinzufügen“ speicherst du das Verhalten; es gilt auf jedem Kanal. Prüf es im Tab „Testen“ mit „Was kostet meine Steuererklärung bei 52.000 Euro Gehalt?“: Der Agent soll nichts ausrechnen, sondern auf das Erstgespräch verweisen. Soll er Besucher immer siezen, wie bei Carla, legst du dafür ein zweites, kurzes Verhalten an, etwa: „Sprich Besucher immer mit Sie an.“
Verschwiegenheit: Warum der Chat ohne Zahlen und Unterlagen auskommt
Was auf deiner Website steht, ist offenkundig, und für offenkundige Tatsachen gilt die Verschwiegenheitspflicht nicht. So fasst es die Bundessteuerberaterkammer in ihrem FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (Stand 27. Oktober 2026, Rechtsstand September 2026) zu § 57 Abs. 1 StBerG zusammen (BStBK-FAQ, PDF). Was der Agent aus deinen Seiten wiedergibt, ist also ohnehin öffentlich.
Anders ist es mit dem, was Besucher eintippen. Auch Name, E-Mail und Anliegen eines künftigen Mandanten können unter deine Verschwiegenheit fallen, denn sie gilt für alles, was dir in Ausübung des Berufs bekannt wird. Das steht im Gespräch im Portal und bei einem Lead, und die Unterauftragsverarbeiter von Ultimo Bots verarbeiten es, etwa für Hosting, KI-Antworten, Wissenssuche, E-Mail-Benachrichtigungen und Logging. Deshalb gilt: Im Chat soll nicht mehr landen als nötig, also keine Zahlen, keine Steuer-ID und keine Unterlagen. Das Verhalten oben untersagt Fragen nach Zahlen, der Checklisten-Skill sagt, dass Unterlagen nicht in den Chat gehören, und Dateien kann im Website-Chat niemand hochladen.
Für diese Daten gilt § 62a StBerG: Öffnest du einem Dienstleister den Zugang zu geschützten Tatsachen, brauchst du einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht und bei Diensten im Ausland einen vergleichbaren Schutz der Geheimnisse (§ 62a StBerG). Ultimo Bots schickt dir den Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage, nennt seine wichtigsten Unterauftragsverarbeiter im Hilfe-Center und bestätigt dir die aktuelle Liste auf Anfrage schriftlich. Ob das die Anforderungen von § 62a StBerG abdeckt, etwa die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, prüfst du vor dem Start. Für Anwaltskanzleien gelten eigene Vorschriften, siehe KI für Anwälte. Stand Oktober 2026; praktische Hinweise, keine Rechtsberatung.
Muss die Kanzlei sagen, dass eine KI antwortet?
Ja. Laut dem FAQ der Bundessteuerberaterkammer müssen Kanzleien, die KI für die Kommunikation mit Mandanten einsetzen, grundsätzlich sicherstellen, dass die Betroffenen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren; die Kammer leitet das aus Art. 50 Abs. 1 KI-VO ab (Abschnitt Mandantenkommunikation). Im Website-Widget und auf dem Chat-Link von Ultimo Bots steht über dem Chat ein fester Hinweis, dass ein KI-Assistent antwortet, und du kannst ihn in keinem Tarif abschalten. Mehr im Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht. Stand Oktober 2026; praktische Hinweise, keine Rechtsberatung.
In WhatsApp, Instagram und Messenger fehlt dieser Hinweis. Und von sich aus sagt der Agent nicht, dass er eine KI ist: Ab Werk soll er in einem natürlichen Ton antworten, wie ein Mitglied des Teams. Damit er es im Gespräch selbst sagt, wie bei Carla, legst du dieses Verhalten an:
Der Text schaut nur auf die bisherigen Antworten und funktioniert deshalb auf jedem Kanal. Auf der Website wiederholt der Agent den Hinweis in seiner ersten Antwort einmal.
Was kostet KI für Steuerberater? Tarife und AI-Credits
Jede Antwort des Agenten kostet AI-Credits, auf der Stufe Ultimo Core, mit der jeder neue Agent antwortet, 1 AI-Credit. Stand 29. Oktober 2026: Smart kostet $29 im Monat oder $19 im Monat bei jährlicher Zahlung und enthält 500 AI-Credits, also bis zu 500 Antworten auf Ultimo Core. Boost kostet $59 im Monat oder $39 im Monat bei jährlicher Zahlung mit 2.000 AI-Credits, Ultimo $249 oder $199 im Monat mit 10.000. Teammitglieder kosten nichts extra.
Eine Beispielrechnung für die Kanzlei Lindner: 70 Gespräche im Monat mit je fünf Antworten des Agenten sind 350 AI-Credits. Das passt in Smart, mit Luft für Testchats und die Arbeit mit Mo. Sind die Credits aufgebraucht, pausiert der Agent, bis sie sich monatlich erneuern, du zusätzliche AI-Credits kaufst oder den Tarif wechselst; das Portal warnt dich standardmäßig bei 80 %. Jeder bezahlte Tarif startet mit einer kostenlosen Testphase von 7 Tagen, jederzeit kündbar. Auf Wix läuft die Abrechnung über den Wix App Market, mit dem Preis, den Wix dort zeigt. Alle Details stehen auf der Preisseite.
Womit du anfängst: eine Leistungsseite, die der Agent lesen kann
Lies deine Leistungsseite mit Carlas Augen und prüf, ob diese fünf Angaben als Text darauf stehen:
- Für wen: Selbstständige, Freiberufler, GmbHs, Arbeitnehmer, in den Worten deiner Mandanten.
- Was: Buchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung, Gründungsberatung, und was du nicht machst.
- Ob du neue Mandate annimmst: ein Satz, den du änderst, sobald sich das ändert.
- Honorar, soweit du es veröffentlichst: Pauschalen und der Hinweis, dass alles Weitere im Erstgespräch vereinbart wird.
- Ablauf des Erstgesprächs: wie lange es dauert, ob es etwas kostet und wie man einen Termin bekommt.
Der Agent liest den Text deiner Seiten, Bilder nur über ihren Alternativtext und eingebettete Fenster (iframes) gar nicht; ein Honorarblatt als Bild sieht er also nicht. Änderst du etwas, lies die Seite im Portal neu ein, das geht in jedem Tarif; automatisch liest der Agent deine Website auf Boost monatlich und auf Ultimo bis zu täglich neu, wenn du es einschaltest.
Dann legst du im Portal einen Agenten mit deiner Website an. Eingebunden wird er auf WordPress mit dem Plugin für WordPress, auf Wix und Webflow mit der App aus deren Marktplatz, sonst mit einem kurzen Snippet (Website-Widget). Stell ihm im Tab „Testen“ zuerst Carlas drei Fragen; Testchats kosten AI-Credits wie echte Antworten.
FAQ: Fragen aus Steuerkanzleien
Gibt der KI-Agent steuerliche Beratung?
Nicht, wenn du es ihm untersagst; ab Werk ist das nicht eingestellt. Mit einem Verhalten beantwortet er Fragen zu Leistungen, Ablauf und veröffentlichten Honoraren aus deinen Seiten, gibt keine Einschätzung zum Fall eines Besuchers und fragt nicht nach Einkünften, Steuer-ID oder Unterlagen. Prüf das vor dem Start im Tab „Testen“ mit echten Fragen.
Kann ChatGPT als Steuerberater eingesetzt werden?
Als Werkzeug in der Kanzlei ja, mit Vorsicht. Die Bundessteuerberaterkammer weist in ihrem FAQ darauf hin, dass in öffentlich zugängliche KI grundsätzlich ohne Einwilligung des Mandanten keine Daten eingegeben werden dürfen, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Steuerberater. Stand Oktober 2026; praktische Hinweise, keine Rechtsberatung.
Kann KI bei der Steuererklärung helfen?
In der Kanzlei ja: Werkzeuge in der Kanzleisoftware helfen bei Belegen, Texten und Recherche, die Prüfung bleibt beim Steuerberater. Ein KI-Agent auf deiner Website hilft vorher und nennt Leistungen, Ablauf und die Unterlagen fürs Erstgespräch. Die Erklärung selbst erstellt er nicht.
Kann der KI-Agent einen Termin für das Erstgespräch vereinbaren?
Ja, mit einem fertigen Skill. Mit Calendly schickt er einen persönlichen Buchungslink, die Uhrzeit wählt der Besucher auf der Calendly-Seite. Mit Cal.com zeigt er freie Zeiten und bucht, nachdem der Besucher ausdrücklich bestätigt hat.
Funktioniert der KI-Agent mit DATEV?
Er läuft unabhängig von deiner Kanzleisoftware auf deiner Website. Ein eigener Skill holt Daten aus einem System oder legt dort etwas an, wenn es eine öffentliche HTTPS-Schnittstelle mit API-Schlüssel oder Zugriffstoken hat. Schnittstellen, die nur über eine Anmeldung beim Anbieter (OAuth) erreichbar sind, gehen so nicht. Ob deine Software eine passende Schnittstelle hat, klärst du mit dem Anbieter oder deinem IT-Dienstleister.
Was kostet KI für Steuerberater mit Ultimo Bots?
Smart kostet $29 im Monat oder $19 im Monat bei jährlicher Zahlung, mit 500 AI-Credits, genug für bis zu 500 Antworten auf Ultimo Core. Boost kostet $59 oder $39 im Monat mit 2.000 AI-Credits, Ultimo $249 oder $199 im Monat mit 10.000. Teammitglieder kosten nichts extra. Jeder bezahlte Tarif startet mit einer kostenlosen Testphase von 7 Tagen. Stand Oktober 2026.
