Ein Google-Drive-Chatbot beantwortet Fragen anhand deiner Dateien. Für den Kundenservice kann daraus ein KI-Agent werden, der Lieferbedingungen aus einem Dokument, Leistungen aus einer Broschüre und Preise aus einer Tabelle verwendet. Die entscheidende Frage ist, wer mit ihm spricht: dein Team im internen Arbeitsbereich oder Besucher deiner Website.
Ultimo Bots richtet sich an die zweite Aufgabe. Du wählst Drive-Dateien als Wissensquellen aus und dein Agent nutzt deren Inhalte für Kundenfragen auf deiner Website und verbundenen Kanälen. Deine Kunden brauchen dafür keinen eigenen Google-Zugang.
Welche Inhalte du auswählen solltest
Beginne mit einem kleinen, gepflegten Bestand. Eine aktuelle Leistungsübersicht, eine verständliche Preisliste und eine Sammlung häufiger Fragen bringen mehr als ein Ordner voller widersprüchlicher Entwürfe. Nenne im Dokument, für welches Produkt, Land oder Angebot die Angaben gelten.
Geeignete Formate in der Dateiauswahl sind Google Docs, Google Sheets, PDFs mit auslesbarem Text, Word-Dateien, Klartext und CSV. Ein gescanntes PDF kann wie Text aussehen, obwohl es nur Bilder enthält. Prüfe daher, ob sich der Inhalt markieren lässt, und stelle bei Bedarf eine Textfassung bereit.
Für Tabellen gilt: Eine Zeile sollte einen verständlichen Datensatz enthalten. Verwende Spaltennamen wie „Leistung“, „Dauer“, „Preis in USD“ und „Voraussetzung“. Wenn Preise nur über Farben, verbundene Zellen oder Fußnoten verständlich werden, bereite eine einfachere Fassung für den Agenten vor. Beim Google-Sheets-Import wird das erste Tabellenblatt verwendet.
Google Drive mit dem Agenten verbinden
- Öffne die Datenverbindungen beziehungsweise Wissensquellen im Portal.
- Verbinde dein Google-Konto über den Google-Anmeldedialog.
- Öffne die Dateiauswahl und wähle die Dokumente, die dein Agent nutzen soll. Mehrere Dateien können gemeinsam ausgewählt werden.
- Starte den Import und warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Prüfe, ob die Quellen beim richtigen Agenten hinterlegt sind.
- Stelle Testfragen, deren Antworten du in den ausgewählten Dokumenten genau kennst.
Die Verbindung nutzt Googles Dateiauswahl. Sie ist keine pauschale Freigabe deines gesamten Drive-Inhalts. Trotzdem liegt die Entscheidung über die importierten Informationen bei dir: Ein Dokument, das im Agentenwissen liegt, kann als Grundlage für Antworten an Besucher dienen. Interne Personalakten oder vertrauliche Kundenlisten gehören deshalb nicht in die öffentliche Support-Wissensdatenbank.
Änderungen zuverlässig übernehmen
Eine Bearbeitung in Google Docs ist noch keine Aktualisierung im Agenten. Die Datei muss erneut eingelesen und verarbeitet werden. Nutze nach wichtigen Änderungen die manuelle Synchronisierung und kontrolliere anschließend eine konkrete Frage zur neuen Information.
Je nach Tarif stehen zusätzlich geplante Aktualisierungen zur Verfügung. Die aktuelle Übersicht findest du unter Preise und Kontingente. Prüfe den angezeigten Synchronisierungsstatus, statt von einer Aktualisierung direkt nach jedem Speichern auszugehen.
Neue Dokumente müssen ebenfalls als Quelle hinzugefügt werden. Eine bestehende Verbindung bedeutet nicht, dass jede künftig in Drive angelegte Datei automatisch zu öffentlich nutzbarem Agentenwissen wird.
Fünf Fragen für den Abnahmetest
| Test | Woran du eine gute Antwort erkennst |
|---|---|
| Frage nach einem konkreten Preis | Leistung, Währung und Bedingungen stimmen mit der Quelle überein. |
| Frage nach einer Ausnahme | Der Agent nennt die dokumentierte Ausnahme und verallgemeinert sie nicht. |
| Gleiche Frage in anderer Formulierung | Die Fakten bleiben gleich. |
| Frage nach einer gerade geänderten Angabe | Nach erfolgreicher Synchronisierung erscheint der neue Wert. |
| Frage, die in keiner Quelle beantwortet wird | Der Agent benennt die Lücke und bietet einen passenden Kontaktweg an. |
Falls eine Antwort nicht stimmt, prüfe zuerst die Inhalte. Existieren zwei Preislisten? Ist die Regel nur in einem Bild erklärt? Liegt die entscheidende Tabelle auf einem anderen Blatt? Solche Fehler lassen sich oft durch eine bessere Quelle beheben.
Vom Dokument zur nächsten Handlung
Die Wissensdatenbank beantwortet Fragen. Ein Skill legt fest, was der Agent anschließend tun kann: beispielsweise Kontaktdaten für eine Rückmeldung erfassen, einen Buchungslink anbieten oder Angaben an ein verbundenes Tool übergeben. Welche Aktion möglich ist, hängt von der jeweiligen Verbindung und deinen Regeln ab.
Trenne öffentliche Informationen von personenbezogenen Vorgängen. Eine Preisliste zu erklären ist etwas anderes, als eine bestimmte Bestellung oder Buchung einzusehen. Solche Vorgänge benötigen eine passende App-Verbindung und die vorgesehenen Prüfungen.
Weitere Quellen kannst du auf der Seite zur Wissensdatenbank kennenlernen. Beginne mit wenigen verlässlichen Dokumenten und erweitere sie anhand echter Kundenfragen.